S’agissant des baux conclus après le 5 novembre 2014 , le bailleur doit avoir avoir adressé un état récapitulatif annuel au plus tard le 30 septembre de l’année suivant l’année au titre de laquelle il demande remboursement (articles L. 145-40-2 et R. 145-36 du Code de commerce). À défaut, le preneur est exonéré du paiement des charges.

En revanche, pour les baux conclus avant le 5 novembre 2014 non renouvelés, il n’existe pas de réglementation spécifique. Les modalités de remboursement sont donc celles prévues dans le bail, lorsque les parties ont pensé à en faire mention.

Prenons l’exemple d’un bail qui aurait été conclu le 4 novembre 2014.

C’est alors le bail et non le Code de commerce qui régit le paiement des charges.

Dans notre exemple, le bail stipule de façon très large que le preneur devra« payer ou à rembourser toutes les charges et taxes de ville, de police et de voirie ou autres taxes nationales régionales, départementales, municipales ou autres, de quelques natures que ce soient ses charges ». La formulation retenue n’est pas à l’avantage du preneur puisqu’elle met à son débit toutes les charges du local sans distinction.

Ni les modalités d’établissement du décompte par le bailleur, ni les modalités de paiement ne sont prévues. Cependant, le bailleur devra a minima présenter les justificatifs des charges dont il demande le paiement. Telle est la jurisprudence constante de la Cour de cassation (voir par exemple Civ. 3ème, 17 septembre 2020, n° 19-14168 ; Civ. 3ème, 5 novembre 2014, n° 13-24.451 ; ou encore Civ. 3ème, 9 juin 2015 n°14-13.555).

La solution est logique car il faut permettre au preneur de vérifier que les sommes demandées correspondent à des charges effectives du local. Sans ces justificatifs, le preneur sera bien avisé de contester le paiement des charges qui lui est demandé.